Prendendo spunto dalle recenti modifiche apportate al Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza, per supportare le imprese nella verifica dei propri assetti, il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, insieme alla Fondazione Nazionale di Ricerca dei Commercialisti, ha sviluppato una check list che possa fungere da traccia per iniziare a lavorare sull’adeguatezza dell’assetto della propria impresa.

Questo strumento operativo, suddiviso in diverse sezioni, consente di avere una panoramica sistematica della struttura della propria impresa, per prendere consapevolezza e visione del suo stato dell’arte e per progettare in modo efficace cosa migliorare e come adeguare i propri assetti organizzativi, amministrativi e contabili.

La struttura della check list

La check list offre un approccio pratico e diretto: rispondendo alle domande formulate, si possono esaminare vari aspetti interni dell’organizzazione, compiendo un primo passo nell’analisi e nella presa di coscienza di come siano – o meno o in parte – adeguati gli assetti aziendali.

Le domande coprono una vasta gamma di elementi essenziali per capire in che modo l’azienda è organizzata e offrono lo spunto per vedere ciò che funziona, ciò che non funziona e ciò che invece è migliorabile.

La compilazione della check list permette di arrivare alla predisposizione di un documento di valutazione completo, che verifica il rispetto di tutti i parametri necessari per evitare una crisi di impresa. Questo strumento non solo fornisce una fotografia accurata dello stato attuale dell’azienda, ma aiuta anche a identificare aree di miglioramento e a rafforzare le fondamenta dell’impresa.

Durante la compilazione della check list bisogna comunque tener conto delle peculiarità dell’impresa: ad esempio, la forma giuridica, la consistenza occupazionale, l’attività esercitata, ecc. perché non tutte le domande sono pertinenti rispetto a tutte le tipologie di imprese. In questi casi basta semplicemente rispondere con “N/A – non applicabile” e passare al quesito successivo.

Volendo, si può formalizzare e accompagnare la compilazione della check list con la raccolta dei documenti utili a supportare le risposte fornite. Questa attività potrebbe essere utile in caso di possibili contenziosi legati alla responsabilità dell’amministratore.

Il contenuto della check list

Il contenuto della check list è raggruppato in cinque aree di indagine. Prima di approfondire gli specifici assetti organizzativi, amministrativi e contabili, le prime due aree raccolgono una serie di domande di carattere più ampio, che mirano a indagare il livello di consapevolezza e di conoscenza del modello di business e del modello gestionale adottati dall’impresa.

La valutazione del modello di business

Il primo gruppo di domande della check list permette di capire quanto l’idea concettuale alla base dell’impresa sia conosciuta e diffusa all’interno dell’impresa stessa. Per questo motivo le domande si concentrano sulla presenza formalizzata e condivisa di modello di business, vision, mission, sistema di obiettivi e piano strategico.

Il modello di business descrive la logica con la quale un’impresa crea e distribuisce valore: un’impresa funziona se riesce a soddisfare il bisogno di un segmento di clientela in modo efficace, efficiente ed economico.

La vision è un’immagine ambiziosa e ispiratrice di lungo termine che riassume lo scopo profondo dell’esistenza di un business, mentre la mission è la direzione verso cui andare, un obiettivo generale da raggiungere in un periodo medio lungo.

Il sistema di obiettivi è l’insieme degli obiettivi che guidano l’operato di un’impresa, dai macro-obiettivi strategici (legati a vision, mission e modello di business) agli obiettivi più operativi, che permettono di orientare il lavoro delle singole persone all’interno dell’azienda.

Il piano strategico infine è il luogo in cui si declinano gli obiettivi di medio/lungo periodo in risultati attesi e in macro-azioni necessarie da svolgere per portarli a raggiungimento.

La strategia di un business è la somma degli elementi che costituiscono il modello di business, insieme all’identità di brand (che si concretizza con la definizione di vision, mission, scopo e valori) e le condizioni del mercato in cui si opera. Quanto più le persone che lavorano all’interno dell’organizzazione sono a conoscenza dei pilastri che stanno alla base della propria impresa, tanto più è probabile che adottino comportamenti, mettano in campo azioni e propongano nuove attività o idee, allineate allo scopo di business aziendale.

La valutazione del modello gestionale

Il secondo gruppo di domande indaga il modello gestionale facendo un’approssimazione concettuale interessante e cioè che sia direttamente collegato alla presenza, e adeguatezza, del sistema informativo. Andiamo per ordine.
Il modello gestionale esprime le regole e le modalità di lavoro che l’impresa si dà per eseguire le operazioni aziendali principali, relative al ciclo attivo (dalle proposte commerciali all’erogazione dei prodotti/servizi offerti) e al ciclo passivo (dagli ordini ai pagamenti ai fornitori), ma anche tutte quelle operazioni legate ad amministrazione e finanza, contabilità e controllo, logistica (magazzini, spazi di lavoro, ecc.) e processi di lavoro, condivisione delle informazioni e aggiornamenti tra le diverse funzioni aziendali.

Il modello gestionale è strettamente legato al modello organizzativo ma nella check list vengono tenuti separati per dare rilevanza a ciò che prescinde il modello organizzativo, ovvero il sistema informativo interno.

Il sistema informativo è quella infrastruttura aziendale che permette di raccogliere e gestire dati e informazioni, in modo tale che siano disponibili alla persona che ne ha bisogno, nel momento in cui ne ha bisogno e nel modo migliore affinché siano facilmente utilizzabili. Il sistema informativo si sovrappone, con percentuali differenti a seconda del tipo di impresa, con il sistema informatico (abbreviato con la sigla IT – Information Technology), cioè con quell’insieme di hardware (computer, server, database, applicazioni, software, ecc.) che permette la raccolta, l’elaborazione e la trasmissione di dati e informazioni attraverso l’intera azienda.

Un buon sistema informativo possiede alcune caratteristiche di base che vengono riprese nelle domande della check list:

• è disegnato in modo tale da favorire il perseguimento degli obiettivi aziendali.
• Ha una collocazione organizzativa ben definita, con tanto di responsabile chiaramente identificato e nominato.
• Copre le principali attività di raccolta e condivisione delle informazioni interne, tramite un software integrato tipo ERP (Enterprise Resource Planning) o con un insieme di strumenti informatici separati ma collegati tra loro.
• Consente flussi informativi attendibili, chiari e tempestivi.
• È protetto rispetto a possibili violazioni interne o esterne all’azienda.
• Consente la protezione dei dati sensibili, confidenziali, riservati, ecc

La valutazione degli adeguati assetti organizzativi

La sezione più corposa dell’intera check list, con ben ventuno domande sul tema, indaga come l’azienda ha organizzato il suo lavoro, punto imprescindibile per prevenire la crisi di impresa, garantendo l’operatività ordinaria e il controllo per l’adozione tempestiva di azioni straordinarie.

L’assetto organizzativo è l’insieme dei ruoli e delle funzioni, insieme con i processi e le procedure che fanno sì che l’attività di impresa venga svolta nei modi e nei tempi stabiliti e, soprattutto, che sia orientata agli obiettivi che si vogliono perseguire.

Se, soprattutto nella piccola impresa, è facile pensare che tutti fanno tutto senza troppe distinzioni, in tutti i contesti ci sono sempre delle eccezioni a questa regola, per via dei diversi livelli di responsabilità e di competenza che le persone hanno all’interno dell’impresa.

Una buona organizzazione interna permette di

• conoscere chi è responsabile delle diverse attività aziendali, chi ha qualche delega e rispetto a quali aree di lavoro o ambiti decisionali;
• sapere a chi chiedere in caso di dubbi o di mancanza di informazioni;
• sapere chi decide per le diverse aree di attività e, più in generale, chi fa cosa;
• capire quando le competenze disponibili sono da integrare, con nuove assunzioni o con la formazione, per esempio;
• conoscere le procedure di lavoro da seguire, gli standard da garantire e cosa fare in caso di disallineamenti;
• sapere quali sono i compiti e le mansioni di ogni persona all’interno dell’organizzazione;
• controllare l’operato delle diverse aree di attività e vigilare sul buon funzionamento, evitando mala gestione e possibilità di commettere reati.

Per questi motivi la check list analizza molti elementi differenti, la presenza dei quali permette di capire se l’assetto organizzativo è adeguato alle esigenze della specifica realtà.
Gli elementi presi in considerazione vanno dalla presenza di organigramma, funzionigramma e mansionario, alla presenza di sistemi di valutazione delle competenze (in fase di assunzione e non solo), alla presenza di chiari livelli autorizzativi e di procedure formalizzate, anche con specifiche certificazioni collegate, alla presenza di sistemi di controllo interno, di gestione dei rischi, di vigilanza, ecc.

In questa sezione, in particolare, iniziano a comparire molte domande che non sono applicabili a tutte le aziende, quali ad esempio quella relativa al modello organizzativo ai sensi del d. lgs. 231/2001.

Inoltre, nelle domande presenti, si possono intravedere le linee guida del futuro dell’impresa, quando la check list chiede, ad esempio, se siano stati analizzati i rischi relativi ai fattori ESG o se esista una certificazione della parità di genere.

La valutazione degli adeguati assetti amministrativi

La check list dedica un’intera sezione alla parte amministrativa dell’assetto di un’impresa perché la funzione di amministrazione e controllo è, insieme a quella contabile, determinante al fine di identificare potenziali rischi per prevenire la crisi di impresa.

Per questi motivi la check list si concentra sulla presenza, all’interno dei diversi organi amministrativi previsti, di una formalizzazione dei compiti, delle deleghe e dei poteri collegati, per garantire il più possibile che eventuali rischi siano tempestivamente identificati e si possano prendere provvedimenti in merito nel minor tempo possibile.

In questo senso sono da leggersi la presenza di un Consiglio di Amministrazione con compiti e poteri formalizzati per ciascun componente, la nomina di un organo di controllo e la nomina di un revisore legale, così come il coinvolgimento degli eventuali professionisti esterni (es: cyber security, privacy, aspetti legali e antiriciclaggio) e la presenza di documenti formali di orientamento dell’attività amministrativa, tipo piani industriali o piani operativi di vario genere.

La valutazione degli adeguati assetti contabili

La contabilità di impresa deve, per legge, essere corretta, puntuale e tempestiva, ma solo un buon assetto contabile permette che tale richiesta sia effettivamente concretizzata. Nelle imprese in cui le informazioni sono difficilmente condivisibili, gli aggiornamenti sporadici e incompleti e l’analisi dei risultati aziendali non eseguita, è facile che tale obbligo venga onorato solo in parte.

Per questo motivo la check list indaga tutta una serie di elementi che sono condizioni sine qua non. Tra cui, ad esempio:

• la presenza di un sistema informativo contabile integrato,
• la presenza di un soggetto terzo esterno che gestisce in tutto o in parte la rilevazione contabile,
• la modalità di trasferimento dei dati e la frequenza degli aggiornamenti contabili,
• la predisposizione di bilanci infrannuali gestionali,
• l’esistenza di un sistema di controllo di gestione e di una contabilità analitica,
• la presenza di un sistema di KPI, di un sistema di budgeting e di un sistema di reporting,
• l’analisi finanziaria e dei flussi di cassa e, più in generale, l’analisi degli scostamenti per capire in quanta parte siano normali e quando invece possano essere indici di possibili crisi future.

Quando utilizzare la check list

La check list può essere adottata quale strumento per effettuare una prima analisi strutturata e metodica della gestione aziendale non solo con la finalità di verifica degli adeguati assetti, ma anche per fornire informazioni accurate sullo stato attuale della propria impresa e per aiutare ad identificare le aree da migliorare o implementare.
La prevenzione delle crisi aziendali inizia da una gestione consapevole e ben organizzata. Questo strumento rappresenta un primo passo in questa direzione, anche se gli elementi analizzati sono solo esemplificativi, senza nessuna pretesa di esaustività, come ribadito nella stessa check list a ogni sezione di indagine.
Se è vero che la check list si compone di semplici domande, è altrettanto vero che rispondere con cognizione di causa può richiedere l’ausilio di professionalità esterne all’impresa, perché tocca elementi molto diversi tra loro che afferiscono a competenze variegate, non sempre tutte presenti all’interno dell’impresa.

Foto di Pawel Czerwinski su Unsplash

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