L’adeguatezza del sistema gestionale è un concetto relativo, che dipende dalle caratteristiche specifiche di ogni impresa. Con questo articolo proviamo a delineare un metodo di misurazione che possa fare da riferimento oggettivo nella valutazione dell’adeguatezza degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili.

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La normativa sulla prevenzione della crisi di impresa obbliga chi dirige un’impresa a fare una valutazione di adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile di cui si è dotata la sua azienda. La finalità ultima è di capire se l’assetto gestionale dell’impresa è in grado di prevenire la crisi e di segnalare l’esigenza di agire ben prima che si arrivi a una crisi, anzi, in maniera proattiva, anticipando i problemi per garantire la buona continuità futura dell’azienda.

Cosa vuol dire adeguatezza?

In generale l’adeguatezza è per sua stessa definizione un criterio molto relativo, la Treccani ci dice che:

• è adeguato ciò che è proporzionato, conveniente, giusto,
• è adeguata, riferito alla filosofia e poi traslata nell’uso comune, un’idea che rappresenta perfettamente tutti gli elementi del suo oggetto, un’idea sufficientemente esatta, corrispondente da vicino alla realtà.

I termini utilizzati sono tutti riferimenti relativi, la proporzione è per sua stessa natura il rapporto tra due oggetti di osservazione.
Più in particolare, rispetto alla normativa sugli assetti organizzativi, contabili e amministrativi, anche il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) si è chiesto cosa intendere con adeguatezza.

La scelta del termine “adeguato” è indicativa del ragionamento fatto dal Legislatore che si rende conto della estrema variabilità che può assumere la gestione di un’impresa e che non possono esistere regole auree, ma che si debba valutare caso per caso.

Adeguatezza complessiva e specifica

Per inquadrare meglio l’adeguatezza che cerchiamo nei nostri sistemi di gestione aziendale, credo sia utile fare una distinzione tra adeguatezza complessiva del sistema e adeguatezza dei singoli assetti specifici.

La prima riguarda l’esistenza di un insieme armonico e coordinato di funzioni, processi e strumenti, che permettono all’impresa di essere gestita bene, in modo proattivo rispetto ai cambiamenti di contesto.

Il secondo invece riguarda un’adeguatezza un po’ più tecnica, che fa riferimento alla capacità del singolo assetto (organizzativo, contabile o amministrativo) di portare conoscenza utile alle diverse parti del sistema.

La prima discende dalla seconda solo in parte perché, al di là dell’adeguatezza specifica di determinati assetti, l’adeguatezza complessiva dipende molto da tutte quelle condizioni di contesto, dal modello di business al modello gestionale e informativo, che vengono raccolte e valutate anche all’inizio della check-list, proposta dal CNDCEC come strumento di valutazione.

Adeguatezza auspicabile e adeguatezza attuale

Abbiamo detto che l’adeguatezza deve rispondere a una sorta di canone di proporzionalità, ma allora come valutare nel modo più oggettivo possibile il livello raggiunto dall’impresa?
Credo che da un punto di vista metodologico, il modo migliore sia fare due tipi di rilevazione (contestuali o consecutivi a seconda dei singoli casi) per andare a indagare due diversi scenari.

• La situazione attuale dell’azienda, al momento in cui la valutazione viene effettuata.
• La situazione auspicabile da quella specifica azienda chiedendosi: cosa servirebbe aggiungere, implementare, potenziare per rendere l’impresa in grado di anticipare la crisi e continuare a evolvere nel futuro? Quali sono stati i “punti ciechi” che in passato hanno portato ad avere brutte sorprese?

In questo modo, è possibile definire, per ogni singola impresa, ciò che sarebbe auspicabile e quindi adeguato, rispetto alle sue specifiche caratteristiche e, in un secondo momento, a che punto si trovano i sistemi aziendali rispetto a tale obiettivo.
Ecco che così possiamo definire un livello atteso certo e puntuale, rispetto al quale valutare l’attuale adeguatezza (sia specifica dei singoli sistemi sia complessiva dell’intera gestione).

Ipotizzando di voler valutare il solo assetto contabile di una specifica azienda, la Rossi srl, si può partire da un paio di domande:

• Com’è strutturato attualmente l’assetto contabile?
• Cosa servirebbe per migliorarlo? Quale primo passo?
• Quali costi, sforzi e investimenti comportebbero tali miglioramenti?

• Immaginiamo che, nel rispondere a queste domande, l’azienda abbia definito che le direttive rispetto alle quali decidere un livello di adeguatezza auspicabile dell’assetto contabile siano:
• tempestività
• correttezza
• integrabilità
• puntualità
• solidità
• consistenza nel tempo.

Altre potrebbero essere completezza, condivisibilità, digitalizzazione, semplicità nel fare approfondimenti, personalizzazione per tipologia di fruitore, ecc. ma in questo esempio limitiamoci a sei parametri per brevità.

Immaginiamo poi che l’azienda abbia definito come vorrebbe che fosse il suo sistema contabile per soddisfare le esigenze informative di cui ha bisogno (linea verde del grafico sottostante) e che la situazione attuale non sia ancora al livello desiderato (linea blu del grafico).

Con un’analisi di questo tipo permettiamo all’impresa di portare a casa tutta una serie di risultati concreti che vanno ben oltre la compilazione di una check-list e che sono:

• definizione condivisa di un obiettivo a cui tendere nel migliorare il proprio assetto contabile,
• analisi dello stato attuale, delle criticità e delle azioni necessarie per arrivare alla situazione auspicabile,
• valutazione di un’adeguatezza attuale facilmente misurabile e verificabile nel tempo, anche in modo autonomo da parte della stessa impresa.

Il limite di un’analisi di questo tipo è che si tratta di una semplificazione e quindi si perde la ricchezza dei dettagli. D’altra parte però permette di essere condivisa e compresa da tutte le persone coinvolte.
Inoltre resta ferma l’esigenza di rivedere spesso anche ciò che riteniamo auspicabile, perché le situazioni cambiano velocemente e quel che oggi è superfluo o eccessivo, domani potrebbe diventare essenziale per garantire l’adeguatezza complessiva del sistema di gestione.

In conclusione, valutare l’adeguatezza del sistema gestionale di un’azienda è un’impresa ardua per via della mancanza di parametri assoluti cui fare riferimento.
Per dare una consistenza più oggettiva alla valutazione si può procedere con quattro azioni:

1. definire gli ambiti specifici della rilevazione, scegliendo i più importanti per lo specifico contesto
2. definire un obiettivo atteso per ogni ambito scelto
3. effettuare la rilevazione puntuale dello stato attuale
4. confrontare risultato attuale e risultato atteso
5. scegliere le azioni di miglioramento da mettere in atto.

Così facendo l’azienda avrà anche uno strumento pratico e utile per poter aumentare efficacia ed efficienza nel corso del tempo.
Una volta chiarito cosa servirebbe per migliorare uno specifico assetto, e quali costi o investimenti comporta, diventerà molto più semplice fare un’analisi costi/efficacia per decidere cosa portare avanti e con quale priorità.

Foto di 五玄土 ORIENTO su Unsplash

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