Valutare in corso d’anno la performance aziendale è un bisogno tipico di ogni titolare di impresa. Impostare uno strumento di reporting permette di rispondere a questa esigenza in modo semplice ed efficace.
Ma cos’è uno strumento di reporting? Chi lo fa, come funziona e quanto costa?

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Ogni volta che finalmente vediamo il bilancio di esercizio completo in ogni sua parte pensiamo: “oh, come mi piacerebbe averne una versione aggiornata anche durante l’anno!”

Ma, ahimè, il bilancio di verifica (così si chiama quello parziale infrannuale) non sempre è così semplice da produrre in modo completo e utile a orientare l’attività, ed è per questo motivo che spesso è più efficace ricorrere a strumenti alternativi di verifica dell’andamento aziendale: gli strumenti di reporting.

Il sistema di reporting

Con il termine ´reporting` intendiamo il processo dinamico di raccolta, analisi e comunicazione delle informazioni rilevanti per la gestione di impresa, tramite l’elaborazione di uno o più documenti (i report appunto) in grado di supportare le persone destinatarie nel capire un certo fenomeno aziendale, nell’analizzarlo e nel prendere decisioni collegate allo stesso.

Facciamo qualche esempio concreto.

Andamento e utilizzo di un macchinario

Se la persona responsabile della produzione di un’azienda ha un macchinario che ogni tanto si blocca e manda in crisi tutto il lavoro quotidiano, gli sarà utile un report che sintetizzi i fermi macchina, le cause più frequenti, i tempi di riparazione registrati e i costi collegati. Questo report la aiuterà a decidere come muoversi per risolvere il problema: sostituire il macchinario? Affiancare un muletto per le emergenze? Fare un fermo macchina più lungo per manutenzione straordinaria che riduca gli stop improvvisi? Eccetera, eccetera.

Monitoraggio del comportamento sul sito web aziendale

Se un’azienda ha investito in un bel sito web ricco di contenuti interessanti, al reparto comunicazione e marketing sarà utile sapere le performance dello strumento: le persone che lo visitano, le pagine più visitate, la tipologia di contatti raccolti, l’efficacia delle sponsorizzazioni, quali conversione hanno maturato, ecc. Un report che raccolga le informazioni rilevanti può essere condiviso con chi dirige l’impresa per decidere insieme cosa tenere e cosa modificare, quale parte sviluppare in futuro, quali risultati attendersi.

Andamento del fatturato per tipologia di cliente e per unità

Se la persona titolare di un’impresa vuole capire come sta andando nel suo complesso la sua azienda, potrebbe voler guardare al fatturato, confrontarlo con l’anno precedente, magari suddiviso per tipologia di cliente, zona geografica servita, valore della fattura (o dello scontrino) media, eccetera.

Report di monitoraggio economico

A seconda del tipo di azienda, ci sono più o meno report utili e possono coprire argomenti e fenomeni di osservazione molto diversi tra loro. Ma tra i tanti possibili ce n’è uno che è sempre utile, qualunque sia la tipologia di impresa, ed è il report di monitoraggio economico.

L’obiettivo di un report di monitoraggio economico è dare a chi dirige un’impresa l’informazione di come sta andando l’attività, basata su fatti, rilevazioni, numeri, e che possa orientare e supportare le decisioni future.

Cosa contiene un report di monitoraggio

Il report di monitoraggio economico si occupa di dare una fotografia “solo” del punto di vista economico del business (costi e ricavi), tralasciando aspetti finanziari, patrimoniali, organizzativi o gestionali.
A seconda delle specifiche esigenze, a volte è utile affiancarlo con altri tipi di report, il più frequente dei quali è il cash flow (report di monitoraggio finanziario).

In un report di monitoraggio economico non è necessario che ci siano tutte le tipologie di ricavo e di costo generate dall’azienda (non è un bilancio), ma devono invece essere presenti le principali voci di ricavo e di costo, in termini di peso economico rispetto alle altre voci, e di rappresentatività del flusso dei ricavi o della struttura dei costi.

Ad esempio, se un’azienda vende un determinato prodotto/servizio al quale, di tanto in tanto, aggiunge un piccolo extra, non c’è bisogno di avere anche questi importi. Se però il piccolo extra, per qualunque motivo, contribuisce al fatturato complessivo annuale per più del 5-10%, allora deve essere inserito.

Ai dati economici possono essere aggiunti anche altre tipologie di indicatori, soprattutto se si tratta di KPI aziendali, ma dev’essere limitato altrimenti si crea troppa confusione e si diluisce l’utilità di un report sintetico di andamento.

Infine, il report di aggiornamento economico deve sempre contenere la possibilità di un confronto della situazione attuale con qualcos’altro; uno o più periodi precedenti, un budget operativo, un benchmark di riferimento.
Apprendiamo per analisi delle similitudini e delle differenze, sfruttare questo meccanismo naturale è fondamentale per avere un report utile.

Se però ci sono troppe possibili situazioni di confronto si genera confusione, perché i numeri e le informazioni si moltiplicano; per questo motivo il mio consiglio è di limitare a un minimo di un confronto a un massimo di tre, per favorire la generazione di conoscenza nel modo più immediato possibile.

Bilancio e tempistiche di aggiornamento

Report di monitoraggio economico e bilancio sono due strumenti di gestione aziendale diversi, nonostante trattino entrambi il risvolto economico della gestione di un’impresa.

Il bilancio è un documento contabile, non un report ma, con i dati di bilancio, si possono fare diversi report economici interessanti. I più conosciuti sono quelli che hanno a che fare con le riclassificazioni di bilancio. La redazione del bilancio e le sue regole di compilazione sono rigide e definite per legge, mentre il report di monitoraggio economico può essere liberamente personalizzabile.

La differenza più interessante, a mio parere, tra bilancio e report economico è la tempistica di rilevazione: è fondamentale che il report di monitoraggio sia disponibile con i dati aggiornati a non più di 20-30 giorni dalla fine del periodo di analisi cui si riferisce.
Se, ad esempio, serve un report di monitoraggio semestrale, dovrà essere pronto e aggiornato entro rispettivamente il 31 di luglio/gennaio.
Se serve un report aggiornato mensilmente vuol dire che l’azienda ha necessità di una fotografia che deve essere rifatta ogni 30 giorni; in questo caso il report mensile dovrà essere pronto all’uso entro al massimo il 20 del mese successivo, perché altrimenti sarà già troppo vecchio rispetto allo scopo per cui stato creato.
Un errore tipico è stabilire una tempistica ambiziosa in termini di frequenza, per poi trovarsi a rincorrere con affanno gli aggiornamenti, invece che dedicare tempo alla lettura, analisi e comprensione delle informazioni contenute. In questi casi è molto meglio ampliare la frequenza (es: bimestrale invece che mensile) con il vincolo di riuscire ad aggiornarlo e utilizzarlo in tempi utili.

Strumenti di creazione del report di monitoraggio

Ci sono tantissimi software di creazione e aggiornamento di report per il settore aziendale, ma che necessitano di qualche competenza tecnica. Tra i più conosciuti ci sono ad esempio:

• Tableau, per creare grafici interattivi, dashboard e report dettagliati a partire da dati complessi,
• Qlik Sense, per esplorare dati complessi e creare report interattivi che facilitano l’analisi e il data mining,
• Adobe Illustrator e InDesign, per report visivamente accattivanti, grafici e infografiche,
• Google Data Studio, uno strumento gratuito di Google che integra nativamente i dati di Google Analytics e Google Ads,
• Crystal Reports di SAP, per la creazione di report altamente personalizzabili e strutturati, da diffondere a tante persone diverse all’interno dell’azienda.

Il mio consiglio però è di partire sempre da Excel, perché di solito è ben conosciuto a livello aziendale, è molto versatile e, soprattutto all’inizio, permette di fare modifiche in modo semplice e immediato. Infatti, soprattutto all’inizio della creazione di un report di monitoraggio economico, è meglio avere la possibilità di sperimentare con diverse versioni e revisioni, per arrivare a delineare il report giusto per mappare i dati economici più importanti per una specifica realtà.

Se le fonti di dati sono particolarmente variegate, complesse o grandi, da un punto di vista dimensionale, si può anche utilizzare PowerBI, un altro strumento Microsoft per la business intelligence che è nativamente integrato con Excel.

Creazione del report di monitoraggio

Perché il report di monitoraggio economico sia efficace deve essere progettato avendo chiari i seguenti aspetti:

• il risultato atteso, in termini di quali informazioni utili vogliamo generare,
• le aree di ricavo e costo più importanti da monitorare,
• il tipo di confronto che permette gli insight migliori (il mese precedente, l’anno precedente, la previsione di inizio anno, ecc.),
• le fonti da cui prendere i dati di riferimento,
• il controllo della loro correttezza e completezza, almeno sostanziale.

Il costo della creazione di un report di monitoraggio economico può essere estremamente variabile: dipende da quale strumento si usa, da chi lo crea la prima volta e da chi lo aggiorna in seguito, a ogni cadenza convenuta.
Ma con qualche accorgimento è possibile avere un buon prodotto a prezzi decisamente contenuti, basta avere chiare le idee e gli obiettivi. Il mio consiglio è di fare un primo investimento economico iniziale, per farsi aiutare nella fase di progettazione e prima realizzazione, mentre poi per l’aggiornamento successivo sviluppare le competenze interne, in modo tale che sia un’attività veloce e fattibile senza ulteriori costi. Una buona soluzione è chiedere a chi in azienda ha già competenze amministrative e di utilizzo dello strumento.

In conclusione, per avere il polso della situazione durante l’anno non dobbiamo e non possiamo aspettare un bilancio contabile di verifica, ma è meglio affidarsi a un report interno di monitoraggio economico, disegnato in base alle nostre specifiche esigenze, in termini di contenuto ma anche di frequenza, di strumento utilizzato e di modalità di creazione.

Foto di Frédéric Perez su Unsplash

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